Kassenausfall: Was tun?
So handeln Sie bei einem Ausfall der Registrierkasse richtig
Mitten im Sommergeschäft fällt plötzlich die Registrierkasse aus. Die Schlange wird länger, Gäste warten auf den Einlass und das Personal muss schnell eine Lösung finden. Gerade in Schwimmbädern, Thermen, Tierparks, Museen oder Freizeitanlagen ist ein reibungsloser Kassenbetrieb besonders wichtig, da Stoßzeiten oft nur schwer aufgefangen werden können. Ein Stromausfall oder technischer Defekt kann an besucherstarken Tagen schnell für längere Wartezeiten und zusätzlichen Stress beim Personal sorgen.
Was viele Betreiber in Österreich nicht wissen: Auch wenn die Registrierkasse ausgefallen ist, gelten weiterhin bestimmte Aufzeichnung und Dokumentationspflichten laut der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Wir zeigen Ihnen praxisnah, worauf Sie bei einem Ausfall der Registrierkasse oder der Signaturerstellungseinheit achten sollten, damit Ihr Betrieb geordnet weiterlaufen kann.
Was tun bei Ausfall der Registrierkasse?
1. Belege weiterhin händisch ausstellen
Auch wenn das System oder die Signaturerstellungseinheit ausgefallen ist, müssen Barumsätze dokumentiert werden. Verwenden Sie dafür im Notfall einen klassischen Rechnungsblock (Paragon) mit Durchschlag.
Auf dem Handbeleg sollten mindestens folgende Angaben stehen:
- Name Ihres Unternehmens
- Datum der Ausstellung
- Eine fortlaufende Belegnummer
- Menge und Bezeichnung der Leistung oder Ware
- Der genaue Betrag
Ein Beleg geht direkt an den Kunden, die Durchschrift bleibt für Ihre eigenen Unterlagen im Betrieb.
Portalum-Tipp: Legen Sie bereits vor Saisonbeginn fest, wo Rechnungsblöcke aufbewahrt werden und wer bei einem Ausfall der erste Ansprechpartner im Betrieb ist. Ein kurzer Testlauf außerhalb des laufenden Betriebs sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter im Ernstfall sofort wissen, was zu tun ist.
Ausfallszeitpunkt notieren (Die 48-Stunden-Regel)
Halten Sie den genauen Beginn des Kassenausfalls schriftlich fest. Sollte die Registrierkasse oder die Signaturerstellungseinheit länger als 48 Stunden ausfallen, muss der Ausfall binnen einer Woche verpflichtend über FinanzOnline gemeldet werden. Bei kürzeren Ausfällen ist eine Meldung nicht nötig.
Umsätze chronologisch nacherfassen
Sobald das Kassensystem wieder einsatzbereit ist, müssen die während des Ausfalls ausgestellten Handbelege so schnell wie möglich chronologisch in der Registrierkasse nacherfasst werden.
Checkliste: So bereiten Sie Ihr Team vor
Damit Sie im Ernstfall bei einem Stromausfall oder Kassenausfall gelassen bleiben, hilft eine kurze Vorbereitung vor den umsatzstarken Monaten:
- Rechnungsblöcke bereitlegen: Platzieren Sie Durchschreibeblöcke und Kugelschreiber griffbereit an jedem Kassenplatz.
- Mitarbeitende kurz informieren: Zeigen Sie Ihrem Personal vorab, wie ein Handbeleg im Notfall korrekt ausgefüllt wird.
- Ausfall immer dokumentieren: Schreiben Sie sich Datum und Uhrzeit des Kassenausfall sofort auf.
- Portalum-Supportnummer hinterlegen: Platzieren Sie unsere Kontaktdaten gut sichtbar in der Nähe der Kasse.
Schnelle Hilfe bei einem Systemausfall:
